創業者的必修課 自我調教

如何提高生產力,避免瞎忙:高效率工作的「三重點法則」

很多講生產力的書都會提到,真正重要的事情其實沒有那麼多,越忙的人,越要搞清楚事情的輕重緩急。當你發現每天拖延的事情變多,專注的時刻變少,而疲憊感總是讓你無法完成你想做的事,這就是一種burn out的現象。

提高生產力的目的,就是要解決瞎忙所產生的倦怠感。

我自認為是一個做事蠻有效率的人,但是在工作中往往要處理很多突然冒出來的問題。而每個看到我Line視窗的人都表示「哇你也開太多視窗」,等到他們看到我的瀏覽器,又會說「哇你也開太多分頁」。我老是覺得電腦慢,其實可能真的是我太虐待它了。

這樣的日子,我的倦怠感也迅速累積,有時候真的覺得明明自己完成很多事,可是也覺得自己浪費很多時間,而且注意力老是不集中。

針對這種瞎忙現象,有一個解決方案,就是使用「三重點法則」:
  1. 每天一開始,先想像今天結束時,會希望自己做完哪三件事情?把這三件事情寫下來。
  2. 每週一開始,先想像這週結束時,會希望自己做完哪三件事情?把這三件事情寫下來。

「三」這個數字夠大,大到足以放進想完成的關鍵任務;同時也夠小,小到足以讓你思考什麼才是真正重要的。每天和每週都有聚焦的三件事情時,就能讓你即使在惡劣環境中也能專心一志。

每天列出三件事,不代表你只能做這麼多的事,而是要把需要專注力並且很重要的事情列下來,讓你能夠在這些事情上,發揮自己獨特的價值。

暢銷作家Simon Sinek曾經說到:「創意和效率是衝突的。想要創意,就要犧牲效率;想要效率,就要犧牲創意。」

這個說法我非常認同,所以我會把需要創意的事情,分別列出來,這通常也是比較重要的事情,因為這些事情可能只有你才知道怎麼做。

在忙到昏頭,腦袋一片空白的時候,能夠看到自己所列出來的三項重要事項,把自己拉回專注的狀態,這是提高工作效率的關鍵。

我自己在實作的過程中發現,我通常只會完成3件事情中的2件。我想這就是代表我給自己太多項目了,應該再做調整。我現在的做法是,先觀察自己今天的狀態與可以專心工作的時間有多少,再去訂立這3個重要事項。

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