創業者的必修課 精華文章 自我調教

避免被雜事淹沒的超實用作戰計劃:創業者的資料管理術

相信每個人現在的工作狀況都是這樣:一邊工作,一邊不時有訊息冒出來,於是你又有了新任務需要處理。這時你可能會把這件新任務寫在便條紙上,繼續做原本的事情。但是當訊息接二連三而來時,整個工作流程就亂掉了。

原本要做的事情被更緊急的事情打亂,新任務之上又有新的任務,永遠處理不完。像我每天都覺得自己處理了很多事,但其實還是有不少時間虛耗在找東西跟找筆記上。

今天我要來跟大家分享一種管理行程的超實用方法…

首先,你需要將資訊分為4種,作者稱為4大核心資料,也就是:

  1. 安排行程
  2. 執行任務
  3. 聯絡資訊
  4. 筆記與文件

前面2項是需要採取行動的,後面2項則是存檔以供日後參考。

讓我們實際演練一下…

當你接到一項新任務,例如「在週五開會前確認某件事情並回報給客戶A,附件是當天開會要討論的議題」,那麼你就可以這樣做:

  1. 把「週五開會」列入安排行程
  2. 把「確認某件事情」列入執行任務,限星期五完成
  3. 把客戶A的Email與手機加入聯絡資訊
  4. 把附件存到雲端,並且把檔案連結寫入筆記

要注意的是,這四大核心資料,必須遵守「一的原則」,也就是相同類型的資料都要用一個工具來記錄,所有的行程用同一個工具,所有的執行任務也都要集中在一起,以此類推。

像我就會把要執行任務的一下寫便條,一下寫在手機,一下寫在記事本,於是結局就是亂成一團,消耗專注力。

所以我決定用以下工具來統整:

  1. 行程統一用Google日曆管理
  2. 執行任務也統一用Google日曆管理
  3. 聯絡資訊用Google聯絡人管理
  4. 筆記與文件統一用Google Keep管理

以上的工具,都是手機跟電腦可以同步的。只要能夠養成好習慣,就能夠有效提升工作的效率。

行程任務統一用Google日曆來管理,這我想大家都很能理解,上面的功能其實已經夠豐富了,只是要逼自己養成習慣而已。

聯絡資訊比較難統一,有時候透過Email,有時候透過Line,有時透過臉書。但我現在保持一個原則,就是只要收到工作的Email,我就會把對方加到Google通訊錄,並且在上面註記一些重要資訊,例如對方公司的服務項目,或是對方喜歡談的話題等。以後要和對方接觸時,就可以拿出這份資料來看看。

如果你從來沒有整理過你的聯絡資訊,建議可以從之前的常用聯絡人開始整理起:點此進入Google常用聯絡人頁面

筆記與文件,我雖然也用過Evernote與Microsoft OneNote,但我現在選擇用Google Keep,因為我其他的工具也都用Google的,那就乾脆統一吧。

每天要維持專注已經夠難了,如果還要花時間找東西,那更是容易消磨專注力,還會讓心中充滿無名火。

要做大事,就要有做大事的管理原則,在這些細節上不能隨便!

發表留言